Ochrana osobních údajů a oznamovatelů
Formulář uplatnění nároků GDPR ke stažení ZDE
Poučení pro spotřebitele:
V souladu s ustanovením § 14 zákona č. 634/1992 Sb., o ochraně spotřebitele, mají klienti se statusem spotřebitele (tj. nejednající v rámci své podnikatelské činnosti nebo v rámci samostatného výkonu svého povolání) v případě, kdy uplatní vůči naší kanceláři (v osobě Mgr. Bc. Kamily Klvačové, advokátky) jakýkoli svůj nárok přímo související se smlouvou o poskytování právních služeb, přičemž nároku nebude vyhověno a nedojde mezi stranami ani k jinému smírnému vyřešení vzniklého sporu, možnost obrátit se se svým nárokem na orgán pro mimosoudní řešení spotřebitelských sporů, kterým je Česká obchodní inspekce. Bližší informace lze také nalézt na internetových stránkách http://www.coi.cz/ pod záložkou „PRO SPOTŘEBITELE“.
Vnitřní oznamovací systém AK Klvačová dle § 21 odst. 6 písm. b) AML zákona dle zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů („Whistleblowing“)
I.
Obecná ustanovení
- V souladu se zákonem č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů (dále jen „zákon“), kterým byla transponována do českého právního řádu směrnice Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 ze dne 23. října 2019 o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie (dále jen „směrnice“), tento vnitřní oznamovací systém stanoví postup pro vyřizování, zpracovávání a uchovávání oznámení, ochraně totožnosti oznamovatele a dalších osob, ochraně informací uvedených v oznámení a komunikaci s oznamovatelem v rámci vnitřního oznamovacího systému.
Účelem vnitřního oznamovacího systému je zřídit funkční oznamovací mechanismus, ke kterému budou mít oznamovatelé důvěru a o jehož existenci a fungování budou mít dobré povědomí.
Hlavním cílem ochrany oznamovatelů je umožnit odhalovat protiprávní jednání odehrávající se na pracovišti nebo při výkonu pracovní či jiné obdobné činnosti, o kterých zaměstnanci a osoby v podobném postavení za normálních okolností zaměstnavatele nebo příslušné státní orgány neinformují, a to zejména ze strachu ze ztráty zaměstnání či jiného postihu.
- Tento předpis zavádí vnitřní oznamovací systém (dále také „VOS“) v Advokátní kanceláři Klvačová, IČ 72404213, jako povinné osoby dle § 2 odst. 1 písm. g), h) zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu (dále jen „povinný subjekt“).
- Povinný subjekt tímto sděluje, že příslušnou osobou pro výkon činností ve smyslu příslušných ustanovení zákona o ochraně oznamovatelů dle § 11 je: Bc. Kamila Klvačová, advokát, tel: +420 775 113 703 (jde o přímé spojení; nepodléhá příjmu nebo přepojování jiné osobě), e-mail: klvacova@brno-advokati.com – do předmětu zprávy WHISTLEBLOWING; k této e-mailové schránce má přístup pouze příslušná osoba. Adresa pro doručování: Ochrana oznamovatelů – k rukám příslušné osoby, Mgr. Bc. Kamila Klvačová, AK Klvačová, Gajdošova 7, 615 00 Brno. Přístup k podaným oznámením má pouze příslušná osoba. Příslušná osoba přijímá a zkoumá oznámení a případně navrhuje povinnému subjektu opatření k nápravě příp. zjištěného protiprávního stavu.
II.
Základní definice
- Pro účely tohoto VOS mají následující pojmy dále uvedený význam:
„Oznámení“ obsahuje informace o možném protiprávním jednání, k němuž došlo nebo má dojít u osoby, pro niž oznamovatel, byť zprostředkovaně, vykonával nebo vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, nebo u osoby, se kterou oznamovatel byl nebo je v kontaktu v souvislosti s výkonem práce nebo jiné obdobné činnosti, a které
– má znaky trestného činu, | |||||||||||||||||||||||||||||
– má znaky přestupku, za který zákon stanoví sazbu pokuty, jejíž horní hranice je alespoň 100 000 Kč, | |||||||||||||||||||||||||||||
– porušuje tento zákon, nebo | |||||||||||||||||||||||||||||
– porušuje jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie v oblasti:
|
|||||||||||||||||||||||||||||
„Prací nebo obdobnou činností“ se ve vztahu k povinnému subjektu rozumí:
- závislá práce vykonávaná v základním pracovněprávním vztahu
- samostatná výdělečná činnost
- dobrovolnická činnost
- výkon odborné praxe, stáž nebo výkon práv a povinností vyplývajících ze smlouvy, jejímž předmětem je poskytování dodávek, služeb, stavebních prací nebo jiného obdobného plnění
- ucházení se o práci nebo jinou obdobnou činnost
„oznamovatel“ – jen fyzická osoba, která oznámení o možném protiprávním jednání podala
Měl-li oznamovatel oprávněné důvody se domnívat, že oznámení bylo nezbytné pro odhalení protiprávního jednání podle § 2 odst. 1 zákona č. 171/2023 Sb., oznámení není porušením zákonem stanovené mlčenlivosti s výjimkou povinnosti:
- zajistit ochranu informací, jejichž vyzrazení by zjevně mohlo ohrozit probíhající trestní řízení, nebo ochranu zvláštních skutečností podle zákona upravujícího krizové řízení
- zachovávat mlčenlivost při výkonu advokacie (advokát, advokátní koncipient, zaměstnanec) dle zákon č. 85/1996 Sb., o advokacii, ve znění pozdějších předpisů, tj. oznamovatel nesmí porušit zákonnou mlčenlivost
- zachovávat mlčenlivost při poskytování právní pomoci v řízení před soudem nebo jiným orgánem veřejné moci
„společně chráněná osoba“ – osoba, jež společně s oznamovatelem nemůže být vystavena odvetným opatřením a jíž se rozumí:
- osoba, která poskytla pomoc při zjišťování informací, které jsou obsahem oznámení, podání oznámení nebo posouzení jeho důvodnosti,
- osoba, která je ve vztahu k oznamovateli osobou blízkou,
- osoba, která je zaměstnancem nebo kolegou oznamovatele nebo osoba v obdobném postavení,
- osoba oznamovatelem ovládaná,
- právnická osoba, v níž má oznamovatel účast, osoba ovládající, ovládaná nebo osoba ovládaná stejnou ovládající osobou,
- právnická osoba, jejíhož voleného orgánu je oznamovatel členem, osoba ovládající, ovládaná nebo osoba ovládaná stejnou ovládající osobou,
- osoba, pro kterou oznamovatel vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost,
- svěřenský fond, jehož je oznamovatel nebo právnická osoba zakladatelem nebo obmyšleným nebo ve vztahu k němuž jsou oznamovatel nebo právnická osoba podle osobou, která zvýší majetek svěřenského fondu smlouvou nebo pořízením pro případ smrti;
„odvetné opatření“ – jednání v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností oznamovatele, které bylo vyvoláno oznámením a které oznamovateli nebo společně chráněné osobě může způsobit újmu, a to zejména:
- rozvázání pracovního poměru nebo neprodloužení pracovního poměru na dobu určitou,
- zrušení právního vztahu založeného dohodou o provedení práce nebo dohodou o pracovní činnosti,
- odvolání z místa vedoucího zaměstnance,
- snížení mzdy nebo odměny nebo nepřiznání osobního příplatku,
- diskriminace,
- přeložení nebo převedení na jinou práci,
- pracovní posudek,
- ostrakizace,
- neumožnění odborného rozvoje,
- změna rozvržení pracovní doby,
- vyžadování lékařského posudku nebo pracovnělékařské prohlídky,
- výpověď nebo odstoupení od smlouvy, nebo
- zásah do práva na ochranu osobnosti
Ten, kdo nesmí být vystaven odvetnému opatření, má právo na přiměřené zadostiučinění, byla-li mu odvetným opatřením způsobena nemajetková újma.
„ministerstvo“ – Ministerstvo spravedlnosti, IČO: 000 25 429, se sídlem: Vyšehradská 427/16, 120 00 Praha 2. Ministerstvo mj. poskytuje oznamovatelům a povinným subjektům metodickou a poradenskou podporu a pomoc. Oznamovatel má možnost podat oznámení u ministerstva, prostřednictvím externího oznamovacího systému. Bližší informace naleznete na webových stránkách https://oznamovatel.justice.cz/.
III.
Oznámení a postup po podání oznámení
- Způsob podávání a přijímání oznámení
Oznamovatel je oprávněn podat oznámení ministerstvu a/nebo příslušné osobě dle čl. 1.3. prostřednictvím VOS zřízeného povinným subjektem ústně a/nebo písemně. Požádá-li o to oznamovatel, je příslušná osoba povinna oznámení přijmout osobně v přiměřené lhůtě, nejdéle však do 14 dnů od žádosti; můžete si sjednat osobní schůzku s příslušnou osobou prostřednictvím telefonního čísla + 420 775 113 703 nebo e-mailem na: klvacova@brno-advokati.com.
Oznamovatel, který podává oznámení písemně tak může učinit:
- odesláním prostřednictvím poskytovatele poštovních služeb na adresu pro doručování k rukám příslušné osoby dle čl. 1.3., nebo
- prostřednictvím elektronické komunikace (e-mail dle čl. 1.3.), nebo
- v podatelně AK Klvačová, Gajdošova 7, 3.p.
Takto označené a určené chráněné oznámení přijímá a vyřizuje povinný subjekt mimo rámec běžné komunikace.
Oznamovatel může informace, které tvoří obsah oznámení, uveřejnit, pokud:
- podal oznámení prostřednictvím VOS a ministerstvu nebo přímo ministerstvu a v určených lhůtách nebylo přijato vhodné opatření, zejména příslušná osoba neposoudila důvodnost oznámení, povinný subjekt nepřijal k předejití nebo nápravě protiprávního stavu vhodné opatření nebo příslušná osoba neposoudila oznámení, nebo
- má oprávněný důvod se domnívat, že protiprávní jednání uvedené v oznámení může vést k bezprostřednímu nebo zjevnému ohrožení vnitřního pořádku a bezpečnosti, života nebo zdraví, životního prostředí nebo jiného veřejného zájmu nebo ke vzniku nenapravitelné újmy, nebo
- má oprávněný důvod se domnívat, že v případě podání oznámení ministerstvu existuje vzhledem k okolnostem případu zvýšené riziko, že budou on nebo společně chráněná osoba vystaveni odvetným opatřením nebo že je ohrožena působnost ministerstva.
O přijetí oznámení podle tohoto vnitřního předpisu příslušná osoba písemně vyrozumí oznamovatele /pokud bude znát totožnost oznamovatele (kontaktní údaje)/ do 7 dnů ode dne jeho přijetí, ledaže:
- oznamovatel výslovně požádá příslušnou osobu, aby ho o přijetí oznámení nevyrozumívala, nebo
- je zřejmé, že vyrozuměním o přijetí oznámení by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele.
Vzor formuláře „Potvrzení o přijetí oznámení“ tvoří přílohu tohoto VOS (Příloha č. 1).
Oznamovatel je oprávněn podat oznámení i anonymně, nicméně takováto to forma oznámení nepožívá ochrany oznamovatele před odvetnými opatřeními. Příslušná osoba zachová přísnou důvěrnost ve vztahu k vaší totožnosti, k údajům o dalších fyzických osobách i ve vztahu k informacím uvedeným v oznámení. Osobní údaje jsou zpracovány v souladu s obecným právním předpisem o ochraně osobních údajů a zásadami pro zpracování osobních údajů u povinného subjektu.
V případě ústního oznámení na základě osobního nebo telefonického rozhovoru, je příslušná osoba povinna může pořídit zvukovou nahrávku oznámení. Nevysloví-li oznamovatel s pořízením nahrávky předchozí souhlas, nesmí ji příslušná osoba pořídit. V tomto případě o podaném oznámení sepíše pouze písemný záznam. Příslušná osoba umožní oznamovateli, aby se k záznamu vyjádřil. Vyjádření oznamovatele se k záznamu přiloží. Obdobně se postupuje, není-li technicky možné pořídit zvukovou nahrávku ústního oznámení.
- Posouzení důvodnosti podaného oznámení
Příslušná osoba je povinna posoudit důvodnost oznámení a písemně vyrozumět oznamovatele /pokud bude znát totožnost oznamovatele (kontaktní údaje)/ o výsledcích posouzení do 30 dnů ode dne přijetí oznámení. V případech skutkově nebo právně složitých lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát. O prodloužení lhůty a důvodech pro její prodloužení je příslušná osoba povinna oznamovatele písemně vyrozumět před jejím uplynutím, ledaže:
- oznamovatel výslovně požádá příslušnou osobu, aby ho o přijetí oznámení nevyrozumívala, nebo
- je zřejmé, že vyrozuměním o přijetí oznámení by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele.
Shledá-li příslušná osoba, že oznámení:
- je důvodné, navrhne povinnému subjektu opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu; je-li oznámení podáno u příslušné osoby povinného subjektu, pro který oznamovatel nevykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, navrhuje příslušná osoba nápravná opatření osobě, pro kterou oznamovatel vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, nevylučuje-li to povaha věci. Nepřijme-li povinný subjekt opatření navržené příslušnou osobou, přijme k předejití nebo nápravě protiprávního stavu jiné vhodné opatření.
- je nedůvodné, bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí oznamovatele o tom, že na základě skutečností uvedených v oznámení a všech okolností, které jí jsou známy, neshledala podezření ze spáchání protiprávního jednání, nebo shledala, že oznámení se zakládá na nepravdivých informacích, a poučí oznamovatele o právu podat oznámení u orgánu veřejné moci, nebo
- není oznámením podle právních předpisů, bez zbytečného odkladu o tom písemně vyrozumí oznamovatele. Vzor formuláře „Sdělení o neoprávněném oznámení“ tvoří přílohu tohoto VOS (Příloha č. 2).
Příslušná osoba rozhodne v některých případech o nutnosti postoupení oznámení orgánům činným v trestním řízení, orgánům správního trestání nebo jiným věcně příslušným orgánům veřejné moci.
- Přijetí vhodných opatření
V případě shledání důvodnosti oznámení navrhne příslušná osoba povinnému subjektu vhodná opatření k předejití či nápravě protiprávního stavu, která příjme, případně přijme jiná vhodná opatření.
O plánovaných/přijatých opatřeních povinný subjekt neprodleně vyrozumí příslušnou osobu, která o nich bez zbytečného odkladu, nejpozději však do 3 měsíců, písemně vyrozumí oznamovatele ledaže:
- oznamovatel výslovně požádá příslušnou osobu, aby ho o přijetí oznámení nevyrozumívala, nebo
- je zřejmé, že vyrozuměním o přijetí oznámení by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele.
Některá další práva oznamovatelů
- Oznamovateli musí být zajištěna vysoká míra ochrany jeho totožnosti a skutečností uvedených v oznámení.
- Za hlavní ochranné opatření se považuje zákaz uplatnění odvetných opatření vůči oznamovateli a dalším fyzickým a dalším osobám dle čl. II. odst. 1.
- Oznamovatelé mají nárok na ochranu pokud: měli oprávněné důvody se domnívat, že oznámené informace o porušení byly v době oznámení pravdivé (tzn. oznamovatel nesmí učinit oznámení vědomě nepravdivé) a že tyto informace spadaly do oblastí dle čl. II. odst. 1 a současně podali oznámení způsobem uvedeným v tomto VOS.
- Oznamovatel nemůže podat oznámení na ty typy informací, u kterých zájem na jejich ochraně převažuje nad zájmem oznamovatele. Takovými informacemi jsou informace, které by mohly bezprostředně ohrozit podstatný bezpečnostní zájem ČR. Oznamovatel je ale oprávněn oznámit určité typy „citlivých informací“, aniž by tím porušil svou právní povinnost.
- Oznamovatel je také chráněn před postihem za protiprávní jednání, kterého se dopustil v souvislosti se zjišťováním informací potřebných pro oznámení nebo samotným oznámením. Výjimku tvoří ty případy, kdy oznamovatel jednáním v souvislosti se zjišťováním informací potřebných pro oznámení spáchal trestný čin (v těchto případech lze oznamovatele za trestný čin potrestat).
V.
Pravidla pro poskytnutí údajů, zákaz poskytnutí
- Příslušná osoba není oprávněna poskytnout informace, které by mohly zmařit nebo ohrozit účel podávání oznámení.
- Informace o totožnosti oznamovatele a společně chráněné osobě je možné poskytnout jen s jejich písemným souhlasem, ledaže je příslušná osoba povinna tyto informace poskytnout příslušným orgánům veřejné moci podle jiných právních předpisů. To platí i pro informace o totožnosti osoby uvedené v oznámení. Poskytuje-li se informace o totožnosti oznamovatele orgánu veřejné moci, je povinná osoba povinna o tom předem oznamovatele vyrozumět společně s důvody, pro které jsou povinni informaci o totožnosti poskytnout, a umožnit oznamovateli, aby se k poskytnutí informace vyjádřil.
VI.
Evidence a uchovávání oznámení
- Příslušná osoba vede v elektronické podobě evidenci údajů o přijatých oznámeních, a to v rozsahu:
- datum přijetí oznámení,
- jméno, popřípadě jména, příjmení, datum narození a kontaktní adresa oznamovatele, jsou-li jemu tyto údaje známy,
- shrnutí obsahu oznámení a identifikace osoby, proti které oznámení směřovalo, je-li jemu její totožnost známa,
- datum ukončení posouzení důvodnosti oznámení, způsob vyřízení a jejich výsledek
- příp. plánovaná a přijatá opatření
- příp. kontrola plnění přijatých opatření a datum (uvedení již vykonaných opatření k odstranění zjištěných nedostatků)
- Do evidence údajů z oznámení musí mít přístup pouze příslušná osoba.
- Oznámení jsou ve výše uvedeném rozsahu evidována po dobu 5 let ode dne jejich přijetí. Archivace probíhá dle archivačního a skartačního řádu AK Klvačová.
VII.
Kontrola plnění přijatých opatření a identifikace rizik
- Kontrolu plnění přijatých opatření provádí příslušná osoba.
- Pokud bylo na základě přijatého oznámení příslušnou osobou identifikováno riziko, informuje o této skutečnosti povinný subjekt.
- Zjistí-li příslušná osoba při provádění kontroly plnění přijatých opatření nedostatky, je oprávněna požadovat po povinném subjektu zjednání nápravy a to ve lhůtě určené příslušnou osobou. Nedojde-li ke zjednání nápravy ve stanovené lhůtě, je příslušná osoba VOS povinna o vzniklé situaci informovat vedení povinného subjektu.
VIII.
Závěrečná ustanovení
- VOS se vydává na dobu neurčitou a nabývá účinnosti dnem 1.8.2023; vůči zaměstnancům má povahu interního předpisu. Všichni zaměstnanci zaměstnavatele budou s tímto předpisem seznámeni a o jeho principech a aplikování řádně proškoleni.
- Nedílnou součástí tohoto VOS jsou:
– Příloha č. 1 – Potvrzení o přijetí oznámení
– Příloha č. 2 – Sdělení o neoprávněném oznámení
Mgr. Bc. Kamila Klvačová
advokát
Příloha č. 1
Potvrzení o přijetí oznámení
Vážená paní / vážený pane,
potvrzuji jako příslušná osoba přijetí Vašeho oznámení ze dne ……………… ve věci:
…………..………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
V současné době provádím šetření Vašeho oznámení a zprávu Vám podám ihned po ukončení prováděného šetření.
Uvedení dalších informací významných pro oznamovatele:
…………………………………………………………..………………………………………………………………………………………………………………………………..……………………………………………………………………………………………………………
S pozdravem
Mgr. Bc. Kamila Klvačová, advokát
Příslušná osoba
AK Klvačová
Příloha č. 2
Sdělení o neoprávněném oznámení
Vážená paní / vážený pane,
potvrzuji jako příslušná osoba přijetí Vašeho oznámení ze dne ……………… ve věci:
…………..………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Na základě předběžného posouzení Vašeho oznámení, podaného prostřednictvím VOS AK Klvačová, Vám sděluji, že uvedené oznámení se netýká žádné z vymezených oblastí, kterého se musí oznamované protiprávní jednání týkat.
Z tohoto důvodu jsem pozastavila vyřizování vašeho oznámení.
S pozdravem
Mgr. Bc. Kamila Klvačová, advokát
Příslušná osoba
AK Klvačová